İşverenlerin personel ve bordro süreçlerinde çok tedarikçili dağınıklık sona eriyor

İşletmelerin personel tedarikinden bordro yönetimine, iç kontrolden çalışan eğitimlerine kadar çok sayıda farklı tedarikçiye bölünen iş süreçleri, tek muhatap üzerinden yürütülen bütünleşik bir yapıya kavuşuyor. Türkiye İş Kurumu tarafından yetkilendirilen ve geçici iş ilişkisi sağlama yetkisi olan özel istihdam bürosu Nexora Danışmanlık, 17 yıllık sektörel deneyimini tek bir operasyonel çatı altında topluyor. İstanbul Şişli Esentepe merkezli ofisten yönetilen bu model, Türkiye’nin dört bir yanındaki kurumların operasyonel dağınıklığını ortadan kaldırmayı hedefliyor.

Birçok şirkette bordro başka bir firmaya, dönemsel işgücü ayrı bir şirkete, yasal teşvik takipleri ise bağımsız bir danışmana veriliyor. Bu durum aynı çalışana ait resmi evrak ve verilerin birden fazla elde dağılmasına sebep oluyor. Faaliyete geçirilen tek muhatap sistemiyle bu karmaşık işleyişin düzenlenmesi sağlanıyor.

İş Kanunu çerçevesinde istihdam ve dış kaynak modelleri

Dönemsel işgücü arayışına giren yöneticilerin en çok tereddüt ettiği husus, geçici personel temini ile alt işverenlik modelleri arasındaki yasal ayrımdır. Her iki uygulama dışarıdan kaynak kullanımı sağlasa da mevzuattaki konumları tamamen farklıdır. Seçme ve yerleştirme yönteminde ise belirlenen aday doğrudan doğruya firmanın kendi bordrosuna alınır. Söz konusu üç çalışma modelinin nitelikleri şu şekildedir:

• Geçici iş ilişkisi: Çalışan özel istihdam bürosunun personeli sayılır, görev işverenin işletmesinde ve talimatlarıyla gerçekleştirilir, kanunun belirlediği geçici ihtiyaç hallerinde uygulanır.
• Alt işverenlik: Personel alt işverenin bordrosundadır, asıl işin uzmanlık gerektiren bölümlerinde ya da yardımcı faaliyetlerde değerlendirilir.
• Seçme ve yerleştirme: Aday doğrudan işverenin kadrosuna dahil edilir, sürekli pozisyonlar için tercih edilir.

Geçici iş ilişkisi sadece İş Kanunu’nun 7. maddesinde tek tek listelenen durumlarda kurulabiliyor. Bu şartların birçoğunda sözleşmeler en fazla dört ay süreyle yapılabiliyor. Askerlik vazifesi, doğum izni gibi askı süreçleri ile beklenmedik dönemsel iş hacmi artışları bu kapsamdaki başlıca örnekleri oluşturuyor. Dolayısıyla çalışmaya başlamadan önce talebin kanundaki maddelere uygunluğunun ve süresinin kesinleştirilmesi şarttır. Yasal yetki belgesi bulunmayan kuruluşlarla benzer temaslara girilmesi hukuki riskler barındırdığından, iş ortaklığı kurulacak firmanın İŞKUR izin belgesinin bulunması ilk değerlendirilecek kriterlerdendir.

Alt işverenlik uygulamalarında da benzer kurallar geçerlidir. Yardımcı görevlerin haricinde şayet asıl işin bir kısmı devrediliyorsa, o bölümün teknik uzmanlık gerektirdiğinin belgelendirilmesi esastır. Sözleşme kapsamına projeye tahsis edilecek iş makineleri listesi, iş bitirme belgesi ile teknik eleman ya da operatör belgelerinin eklenmesi bu yasal zorunluluktan kaynaklanır. Nexora Danışmanlık işletmelere yasal mevzuata uygun alt işveren mekanizmasının kurulması ve düzenli aylık kontrolü hususunda destek sunmaktadır.

Üç grupta yapılandırılan 13 kurumsal destek

Kurum bünyesinde sağlanan 13 hizmet alanı üç temel faaliyet grubunda sınıflandırılıyor:

• İnsan kaynakları ve istihdam: Geçici iş ilişkisi ve personel temini, seçme ve yerleştirme, çalışma izni ve uluslararası işgücü
• Denetim, yönetim ve danışmanlık: Bordrolama ve teknik bordrolama, alt işverenlik, iç denetim ve kontrol, teşvik danışmanlığı, İK danışmanlığı, insan yönetimi ve organizasyon, stok sayım ve envanter denetimi, lojistik ve depo yönetimi
• Kurumsal gelişim ve destek: Kurumsal eğitim, kurumsal organizasyon ve catering

Geçici çalışma modelinde süreç yasal koşul ve sürenin saptanmasıyla start alıyor. Sonrasında aday taraması yapılıyor, ön mülakatlar tamamlanıyor ve iki adet yazılı mukavele imzalanıyor. SGK işlemleri, hakediş ve bordro dökümleri büro tarafından yönetilirken puantaj takibi ile yasal süre kısıtlamaları düzenli olarak denetleniyor. Şirkete kalan tek sorumluluk ise sahadaki günlük operasyonu koordine etmek oluyor.

Kalıcı istihdam süreçlerinde ise farklı bir takip sistemi işletiliyor. Pozisyon şartlarının belirlenmesi, pazar taraması, yapılandırılmış görüşmeler ve referans sorgulamalarının ardından ayrıntılı bir karşılaştırma raporu sunuluyor. Belirlenen çalışan doğrudan şirketin kendi bordrosuna geçiyor. İşletmesinde yabancı personel çalıştırmak isteyen kurumlar için ise yasal başvuru kanalları ve zamanlamanın planlandığı çalışma izni süreci bağımsız bir operasyon olarak tamamlanıyor.

Danışmanlık ve denetim başlığı altındaki işlemler işletmelerin resmi mevzuata tam uyum göstermesini amaçlıyor. Bordrolama tarafında aylık bordro icmalleri, bildirge takvimleri ve şirkete özgü yan hak hesapları idare ediliyor. Teşvik yönetiminde hak edilen istihdam teşviklerinin tespiti, başvurusu ve takibi yapılırken geçmişe dönük risk analizleri gerçekleştiriliyor. İç denetim ayağında ise personelin özlük evrakları, bordro kayıtları, SGK bildirimleri ile iş sağlığı ve güvenliği evraklarının kanuni uyumu tetkik ediliyor.

Envanter ve stok sayım desteği planlı sayım, doğrulama sayımı ve fark raporlaması adımlarını kapsıyor. Lojistik ve depo yönetimi hizmeti ise depolama süreçlerini, personel vardiyalarını ve saha organizasyonunu içine alıyor. Özellikle dönemsel çalışan talebi olan depo sahalarında bu iki destek bir arada verildiğinde, ekiplerin hem işgücü hem de operasyonel kayıt süreçleri eşgüdümle yürütülüyor.

Kurumsal gelişim kapsamında yöneticilik, şirket içi iletişim, temel iş hukuku, satış teknikleri ve depo verimliliği konularını kapsayan 36 adet eğitim modülü sunuluyor. İçerikler kurumun talebine göre uyarlanarak eğitimler işyerinde, dijital kanallarda veya hibrit olarak tamamlanıyor. Firma lansmanları, eğitim toplantıları ve dönem sonu buluşmaları için ise operasyonel planlama, yeme içme ve destek ekiplerini içeren organizasyon çözümleri sunuluyor.

İK ekipleri için geliştirilen 19 ücretsiz hesaplayıcı

İşletmelerin ve insan kaynakları uzmanlarının yararlanabileceği 19 adet ücretsiz hesaplama aracı da açık olarak paylaşılıyor. Dört farklı kategoride sunulan hesaplayıcılar arasında brüt-net ücret dönüşümü, personel ve işveren maliyetleri, maaş artış oranları ve fazla mesai tutarları yer alıyor. İşten ayrılış ve tazminat bölümünde kıdem ile ihbar tazminatı ve hak edilmiş izin ücreti tespit edilebiliyor. Diğer kategorilerde ise senelik ücretli izin, analık istirahati, rapor parası, İSG görev süreleri, engelli personel kontenjanı, çalışan devir oranı ve yeni istihdam maliyeti hesaplama araçları bulunuyor.

Kanunlara bağlı çalışan bu hesaplama motorları cari dönemin resmi verileriyle işlem yapıyor ve ekranda kullanılan formül ile örnek hesaplama dökümünü paylaşıyor. Asgari ücret seviyesi ve gelir vergisi baremleri periyodik olarak değiştiği için finansal planlama yapan kurumların bu tip verileri yeni çalışma dönemlerinde güncel rakamlarla gözden geçirmesi gerekiyor.